Télésecrétariat médical : ce qu’il faut savoir

L’externalisation est une stratégie de gestion qui peut être adaptée à divers domaines. Le secteur médical peut tout à fait bénéficier de cette technique. Le télésecrétariat médical est une technique digne d’intérêt pour une meilleure gestion du service de secrétariat d’un cabinet ou encore d’un praticien indépendant. Comment cela se passe-t-il plus concrètement ?

3 bonnes raisons d’externaliser son secrétariat médical

Le télésecrétariat médical est le secrétariat externalisé d’une entité qui œuvre dans le domaine. La mission est notamment confiée à un prestataire indépendant ou encore à une agence spécialisée dans le secteur de l’externalisation. D’une manière générale, le télésecrétaire se charge :

• de la gestion des appels téléphoniques,
• de la prise de rendez-vous et de la gestion d’agenda,
• de la rédaction, mais aussi de la diffusion de documents divers.

Ces 3 activités font partie d’une longue liste de tâches attribuées au télésecrétaire. Cette fameuse liste est établie en fonction des besoins de l’établissement médical.

Par ailleurs, connaître les principaux avantages de l’externalisation de son secrétariat médical reste une excellente chose pour se lancer. Il en existe un bon nombre. Les trois suivants sont sans aucun doute, ceux qui se distinguent le plus.

Concentration sur le cœur d’activité de l’établissement

Au sein d’un cabinet médical, l’essentiel de l’activité consistera à prendre soin des personnes qui s’y rendent. Le ou les praticiens des lieux œuvreront pour aider les patients à recouvrer la santé. Toutefois, le cabinet en question reste un établissement avec une structure similaire avec une entreprise classique.

Par conséquent, pour son fonctionnement, ses responsables devront se consacrer aux diverses tâches de gestion. Avec le télésecrétariat médical, les responsables pourront aisément se délester des différentes tâches fastidieuses et chronophages du service secrétariat. Les médecins pourront se concentrer sur le soin des patients.

Amélioration de la qualité du service de secrétariat

En confiant les tâches de secrétariat médical à un prestataire spécialisé dans le domaine, les responsables du cabinet médical permettront une amélioration de la qualité de leur service de secrétariat. Le télésecrétaire mettra en œuvre ses compétences ainsi que son expertise pour fournir un travail à la hauteur des exigences du domaine. Grâce à son expérience, le prestataire pourra également proposer les meilleures astuces et les méthodes les plus performantes pour faire avancer les choses. Le télésecrétaire sera un atout précieux pour le développement rapide du cabinet médical.

Maîtrise des coûts de fonctionnement du cabinet médical

Sélectionner l’externalisation comme stratégie de gestion du service de secrétariat représente une alternative intéressante pour une maîtrise des coûts de fonctionnement d’un établissement médical. Il est à constater que le fait de se tourner vers le télésecrétariat donne l’occasion au cabinet de réduire ses dépenses relatives au service concerné.

Une facture unique sera réglée à l’échéance prévue dans le contrat d’externalisation. Le cabinet médical n’aura pas à engager des sommes conséquentes pour le recrutement d’un personnel dédié au service de secrétariat. Il n’aura pas non plus besoin d’acquérir de l’équipement supplémentaire ou encore de mettre en place des infrastructures spécifiques.

Comment procéder pour une expérience réussie en télésecrétariat ?

Se lancer dans l’aventure du télésecrétariat médical peut ne pas toujours être une mince affaire. Certaines structures peuvent tout à fait vivre une expérience désastreuse. Cette situation est cependant contournable. Avec un procédé suivant les étapes-clés, l’externalisation du secrétariat médical peut être une démarche réussie. Parmi ces étapes-clés, on retrouve :

• l’identification des principaux objectifs du service,
• l’évaluation des moyens financiers à la disposition du cabinet médical,
• la recherche d’un prestataire compétent et disponible,
• la réalisation d’échanges d’informations utiles avec le professionnel en télésecrétariat,
• le suivi de l’évolution du travail du prestataire en secrétariat externalisé.