Pourquoi et comment simplifier l’accueil des collectivités ?

L’accueil dans les collectivités est victime de sa mauvaise réputation. Il est pourtant possible de le rendre plus fluide, plus agréable et moins chronophage. C’est ce que permet la digitalisation. Cogis Networks propose de travailler avec vous en vous apportant des solutions adaptées et personnalisées. En effet, chaque collectivité à ses propres problématiques auxquelles les innovations logicielles peuvent répondre. Voyons ici pourquoi et comment simplifier l’accueil des collectivités.

Pourquoi digitaliser l’accueil des visiteurs ?

En accueillant les visiteurs d’une manière plus efficace, les bornes d’accueil des visiteurs vous épargnent les erreurs de parcours qui font perdre du temps à tout le monde. Lorsqu’une personne n’est pas au bon endroit pour obtenir une réponse à sa demande, où n’a pas fourni les bons documents, les choses n’avancent pas et tout le monde s’en agace. En donnant accès au visiteur à une information fiable, simple et rapide, les bornes permettent de fluidifier les files d’attente.

Elles donnent de l’autonomie aux usagers quant à leurs démarches et leurs déplacements au sein des locaux (parfois immenses, voire étendus sur plusieurs sites). Elles améliorent aussi la lisibilité de l’affichage légal. Tout ceci optimise le travail des équipes, modernise et améliore la façon dont les usagers perçoivent l’accueil au sein de votre collectivité.

Des solutions innovantes pour les collectivités

La borne de gestion de files d’attente des visiteurs est l’outil idéal pour simplifier l’accueil des collectivités. Pour que le parcours du visiteur soit rationalisé et les salles d’attente sereines, les bornes dirigent chacun au bon endroit au bon moment. À l’arrivée de l’usager, il lui suffit d’indiquer la raison de sa visite et il se voit attribuer un ticket précisant dans quelle file d’attente il a automatiquement été pris en compte.

Avec la borne d’accueil interactive pour collectivité, il vous sera plus facile d’informer, d’accueillir et d’orienter citoyens les citoyens. La borne interactive permet de procéder à certaines formalités administratives de façon autonome et rapide. Sans intervention personnelle, cette solution permet un considérable gain de temps. Les agents peuvent ainsi mieux se concentrer sur leurs autres missions.

L’affichage dématérialisé est une solution de digitalisation de l’affichage légal. En permettant la lecture sur écran, il le rend plus agréable. La recherche d’informations est plus rapide, l’utilisation très intuitive. Pour les agents, cela facilite le travail et pour les usagers cela augmente la liberté d’accès.

La flexibilité et les engagements proposés aux collectivités

La société Cogis Networks vit comme un défi quotidien motivant de rechercher pour vous les solutions logicielles les plus efficaces. C’est en étudiant de près les besoins spécifiques de votre collectivité qu’ils personnalisent les prestations. La flexibilité est une notion capitale pour ses équipes qui ont conscience de vos enjeux et cherchent des réponses innovantes à leurs opposer. Il leur tient particulièrement à cœur de proposer des fonctionnalités pratiques, adaptées et faciles d’accès pour tous.

En outre, des bornes multimédia d’affichage légal dématérialisé par exemple, s’inscrivent dans une démarche de dématérialisation cohérente avec une politique de réduction de l’usage du papier. Sans compter que le matériel mis en place au sein de vos locaux est de fabrication française. Simplifier l’accueil des collectivités est un enjeu majeur de leur modernisation. Avec Cogis, spécialiste des solutions de digitalisation, facilitez les démarches de vos usagers.